Le metier de secretaire médicale

Je vais aussi vous présenter le métier de responsable de secteur dans le secteur de l'aide a domicile!!!c'est parti pour un nouveau blog!

Aurélie, 25 ans, accueille les patients au secrétariat du service hémato-oncologie du CHU d'Hautepierre.


En quoi consiste votre travail ?

Je suis la secrétaire du chef de service d'oncologie du CHU d'Hautepierre. Il s'agit du service qui accueille des patients traités pour un cancer. Le matin, je reçois les patients privés suivis par le professeur. Je les accueille au mieux, les écoute. Je prépare leurs dossiers en vérifiant qu'ils sont bien complets : évolution du traitement, résultats d'examens... Je prends les rendez-vous suivants, je les dirige vers l'infirmière de service. Puis, je me charge de taper les courriers de bilan de consultation à envoyer aux autres médecins qui suivent le patient. Je classe les dossiers en y incluant les derniers éléments.

A côté du travail en relation avec les patients, c'est également à moi de gérer l'agenda du professeur en charge du service. Et celui-ci est très sollicité ! Participation à des comités pluridisciplinaires, congrès, réunions, cours à la faculté de médecine... Le planning est chargé, mieux vaut être bien organisé !

Quel a été votre parcours ?

J'ai choisi de passer un Bac Médico-Social. J'avais dans l'idée de devenir infirmière, mais je me suis vite aperçue que l'aspect soin n'était pas ce que je préférais ! Par contre, le côté administratif et le relationnel avec les patients me plaisaient beaucoup. Après mon Bac, j'ai donc tout naturellement commencé en tant que secrétaire médicale.

Au début, j'ai fait quelques remplacements dans des cabinets privés, celui d'un dermatologue, d'un gynécologue, ou encore d'un angiologue. Puis je suis restée quatre ans au service d'un cardiologue.

Après cette période, j'ai eu envie de tenter l'expérience dans le public. Travailler à l'hôpital présente des avantages non négligeables ! On y cotoie plus de monde qu'en cabinet. On travaille en équipe, et les possibilités de mobilité au sein des services sont importantes. Je suis donc rentrée au CHU en tant que contractuelle, puis j'ai passé un concours pour être titulaire. Après être passée par les services d'urgences enfants et ORL, me voici à mon poste actuel, dans le service hémato-oncologie.

Aujourd'hui, j'ai le grade d'agent, qui est le premier statut. Au dessus, on trouve les adjoints, puis les secrétaires médicales. Changer de statut implique toujours le passage d'un concours.

Quelles sont vos conditions de travail ? Les bons et mauvais cotés ?

Pour le même salaire, mes horaires sont plus légers que lorsque je travaillais dans le privé. Je suis aux 35 heures, et contrairement à une secrétaire médicale travaillant dans un cabinet, je peux prendre mes vacances indépendament de la période de congé du chef de service.

Je ne vois pas d'inconvénients à mon poste actuel. J'y suis arrivée au mois de juillet et je suis ravie. Dans d'autres services, le travail est plus ingrat car le public est parfois difficile.
Les possibilités d'évolution sont limitées et dépendent de la réussite aux concours.
Un mot tout de même sur les salaires. L'évolution est très progressive et la marge réduite... Je gagne actuellement 1150 euros net en tant qu'agent. Une secrétaire médicale en fin de carrière gagne 1700 euros net... Carrieristes s'abstenir !!

Comment voyez vous l'avenir ?

Ce poste est vraiment agréable. Je me plais beaucoup dans le service. Je retrouve les avantages d'un cabinet privé au sein d'un hopital public. J'ai des relations privilégiées avec les patients du professeur, car ils ne sont pas très nombreux et reviennent régulièrement. Dans d'autres services, le passage est si important que c'est impossible...

Mon avenir est également dans les concours, l'idéal étant d'obtenir le grade de secrétaire médicale ! Mais il y a très peu de places, les créations de postes dépendant des budgets de chaque service...

Quels conseils donneriez-vous aux futur(e)s Secretaire medicale ?

Il faut être sociable et ne pas avoir peur des gens. Il faut savoir s'exprimer et rédiger dans un bon français... Le langage SMS est à oublier absolument !!

Accros aux langage SMS s'abstenir !

Etre conciliante aide beaucoup, il ne faut pas oublier qu'on est là au service d'un médecin et pour les patients. Et comme pour tout travail administratif, la rigueur est une qualité indispensable !

Bonjour,

J'ai 26 ans, je travaille en tant que secrétaire médicale dans un service de gériatrie (personnes âgées) au sein de l'assistance publique hôpitaux de Paris depuis bientôt 6 ans.

Quelles sont vos taches principales :
- Frappe de compte-rendu d'hospitalisation, de courrier de consultation, de courrier administratifs et de tout types de documents (cours, article etc etc)
- Tri et archivage des dossiers médicaux,
- Gestion des planning des différents médecins,
- Accueil physique et téléphonique,
- Gestion des RDV de consultation (parfois compliquée car il s'agit de patient, qui, bien souvent ont des troubles de mémoire et n'ont pas réellement de famille donc il faut leur donner un RDV, leur envoyer un courrier 15 jours avant le RDV afin qu'ils s'en souviennent et pour certains les appeler le matin du RDV : Que de choses à ne pas oublier ) Et comme la collègue disait. Certains appel en disant je veux un RDV. Moi : oui, mais il faut savoir qu'il y a un délai de 2 à 4 mois d'attente. Eux : Comment?? Mais ça fait deux ans que ma mère à des troubles de mémoire et là ça devint vraiment urgent. Moi : (dans ma tête : Pfiou)
- Assister à divers réunion de service et prendre les notes (conseil de service, staff médicaux)
- Gestion des études (les études sont organisé par des laboratoire pharmaceutiques et prennent beaucoup de temps)
- Gestion des stock de matériels informatique et papetterie
- Accueillir et orienter les patients et leur famille
- Gestion des familles (plaintes, chagrin etc)

les competences qu'il faut pour mener a bien ces taches
- Organisation (diverses choses demandé en même temps savoir donc gérer l'urgence en priorité)
- Patience (entre les patients hospitalisés qui déambulent et débarquent régulièrement dans le bureau en ayant des problèmes diverses et variés.)
- Autonomie (savoir se débrouiller soi même, s'autoprendre en charge)
- Anticipation (connaître bien nos médecins afin d'anticiper leur demande, et savoir les solliciter régulièrement pour leur rappeler leur RDV)
- discrétion (comme dit si bien un de mes médecin, dans le mot secrétaire il y a "secret" et "tère". Bien souvent mon bureau est le lieu des confidences que se soit tant auprès des patients qu'auprès des médecins)
- souriante

comment se deroule une journee ou une semaine de travail
- Du lundi au vendredi de 9H30 à 17H30
- Je ne peux pas réellement te donner un planning carré comme tu dois en avoir dans l'armée, car après avoir tenter de me faire des planning journalier je me suis rendu compte que je ne faisait jamais ce que j'avais prévu de faire. C'est à chacun de s'organiser.

qu aviez vous comme formation au depart ?
J'avais juste fait un contrat de qualification secrétaire médicale via SDH Formation.

quels sont en general les diplômes ou la formation exiges pour ce type de metier?
- BACCALAURET impératif. dans la fonction publique pour pouvoir passer le concours afin d'être titularisé il faut le bac. Sachant que de plus en plus de professionnel demande le bac.
- Moi j'ai fait en plus un contrat de qualification secrétaire médicale, j'ai plus appris sur le terrain qu'au boulot.

si vous n aviez pas de formation au moment de votre embauche,
avez vous pu acquerir une formation tout en travaillant ?

Je suis arrivée sur mon poste actuelle en tant qu'intérimaire. Je n'avais pas mon bac, je l'ai donc passé en candidat libre. L'ayant obtenur j'ai été embauché en contractuel. Là j'ai pu avoir des jours de formation pour préparer le concours de secrétaire médicale. J'ai échoué au premier mais réussi le seconde. Une fois le concours en poche j'ai eu 5 jours de formation pour apprendre le rôle de la secrétaire au sein d'un service hospitalier. Ce fut très interressant.
Maintenant que je suis titutlaire j'ai passé le concours d'entrée en école d'infirmière que j'ai réussi. du coup, par le biais de la promotion professionnelle (je garde mon salaire donc) je pars faire mes études d'infirmière en février (mon poste va donc être bientôt vacant, si ça interresse ).

qu aimez vous le plus dans ce metier ?
La confiance que mes médecins ont pour moi, le contact avec les patients mais également les autres professionnels de santé intra et extrahospitalier (infirmière libérale, orthophoniste libérale, médecin traitant, maison de retraite etc etc etc.


qu aimez vous le moins ?

Je suis seule à gérer 82 patients, 4 médecins, trois internes ainsi que le planning de ma chef de service. Personne ne me remplace quand je suis en congés, donc je dirais la surcharge de travail et donc l'impression de ne pas avancé. Mais mes médecins sont tellement adorables, l'équipe et les patients tellements géniaux, qu'il n'y a pas eu un seul jour ou je n'étais pas heureuse d'aller bosser

est ce que l exercice de ce metier necessite d acquerir sans arret de nouvelles competences ?
Oui. Le milieu médical évolu régulièrement et du coup il faut rester informé (évolution des maladies et des traitements ainsi que des examens médicaux). De plus la secrétaire médicale doit connaître les us et coutumes de ces médecins et parfois c'est folklo. Avoir assez confiance en soit pour dire quand ça ne va plus. Les médecins sont de vraix bordéliques et faut savoir les recadrer de temps en temps.


qu elle est la fourchette de salaire ?
en début de carrière autour de 1220 Euros (voir peut être plus, je suis échelon 4 j'ai 5 ans d'ancienneté et je touche 1365 euros par mois).
Sachant que dans la fonction publique hospitalière tu as des primes de service. A l'APHP (assistance publique hôpitaux de Paris) la prime est d'environ 1000 euros deux fois par an, en sur la paix de juin et sur celle de décembre.
lorsque tu es titularisé, enfin pendant ton année de stagiairisation tu touches la prime d'installation qui est autour de 1950 euros
De plus, au sein de l'APHP toujours, lorsque tu vas en consultation dans les hôpitaux de l'APHP tu montre ta fiche de paie et tu ne règles rien.


y a t il une reel demande dans ce metier ?
Pour te dire, aujourd'hui, dans tous les hôpitaux de l'APHP confondus, il y a 96 postes vacants

Bonjour les filles!

Je suis secrétaire médicale d'un médecin généraliste, embauchée depuis quatre ans (j'ai 24 ans). J'ai obtenu un Bac SMS (Sciences Médico-Sociales) et c'est tout ! Après, tout dépend de ce que vous voulez faire également : secrétaire d'un véto ne sera pas pareil que secrétaire d'un médecin généraliste ou spécialiste (pas les mêmes patients!!).

Les formations par correspondance sont pas mal il parait, mais faut s'accrocher!

A part ça, je trouve mon métier de plus en plus difficile car les gens sont pressés, veulent un rendez-vous pour hier alors qu'ils sont malades depuis trois mois et ils deviennent des assistés: "allô? uoi c'est pour un rendez-vous, j'ai plus d'insuline depuis hier j'ai pas vu que l'ordonnance arrivait au bout ! Faut me prendre aujourd'hui absolument, sinon je vais mourir!". Sans compter le nombre d'insultes, de menaces et des fois où on vous raccroche au nez!

Bref, les maitres-mots sont : patience, sang-froid et débrouillardise! Vous devez penser que j'exagère, mais...y'a des périodes où c'est épuisant, surtout nerveusement.

Dans une journée type (à moi), il faut : répondre au téléphone, prendre en note des courriers pour un confrère puis les taper, sortir les courriers importants pour presque chaque patient, téléphoner 3 ou 4 fois à l'hôpital parce qu'on a pas reçu le compte-rendu d'hospitalisation de tel ou tel patient, ouvrir la pile de courrier puis le ranger dans les dossiers. Et occasionnellement, trier les anciens dossiers, appeler le 15 car y'a une urgence vitale...et j'en passe.

Et en plus jem'occupe des enfants : peser, mesurer, préparer les vaccins...

Ca parait facile comme ça, mais quand vous avez des patients tous les quarts d'heure de 7h30 à 12h00 et qu'il faut encore caser les urgences du jour (même en laissant des trous dans l'agenda, ça coince!!) et c'est encore pire pendant les épidémies de gastro, grippe...Il faut donc réorienter les gens ou leurs donner des conseils en attendant de pouvoir les prendre le lendemain. Ce qui veut dire qu'il faut limite faire un "diagnostic" par téléphone :"il a combien de fièvre? donner-lui du paracétamol toutes les six heures." ou "Vous avez mal au niveau du coeur? depuis combien de temps? vous avez des problèmes cardiaques? Vous fumez? Ah! vous avez mal dans le bras gauche et des sueurs? Allez vite aux urgences alors, j'appelle une ambulance si vous voulez!"

Mais j'aime rendre ces services, m'occuper des gens, leur donner un sourire alors qu'ils viennent d'apprendre que le cancer est revenu... Il faut être blindée et ne pas rentrer chez soi avec toutes les mauvaises nouvelles de la journée. Demain sera un autre jour, pire ou meilleur!

J'ai de la chance d'avoir un patron en or, en plus!

J'espère ne pas vous avoir trop démoralisées! Mais si c'est un métier à long terme que vous voulez, faut savoir dans quoi vous mettez les pieds! Ah! Côté slaire:

SECRÉTAIRE MÉDICALE
 
Véritable assistante du praticien, la secrétaire médicale tient une place prépondérante dans l'organisation des structures médicales. Elle est le pivot de la relation entre les patients et le médecin.  
 
Activités
 
Une palette d'activités diversifiées
 
La secrétaire médicale assure toutes les tâches habituellement dévolues aux secrétaires : réception, standard téléphonique, prise de rendez-vous, traitement courant du courrier et gestion du planning. Mais ses missions ne s'arrêtent pas là, loin s'en faut. En effet, elle constitue une véritable interface entre le médecin et les patients. À ce titre, elle doit informer les malades, répondre à leurs demandes, et savoir évaluer l'urgence d'une situation. Il lui arrive aussi d'accueillir les visiteurs médicaux venus informer le praticien sur les nouveaux médicaments.  
 
Par ailleurs, elle doit créer, mettre à jour et archiver les dossiers médicaux des patients, que les médecins doivent conserver pendant trente ans. Tous les soirs, elle fournit au médecin la liste des rendez-vous du lendemain et les dossiers correspondants. Elle saisit les comptes-rendus de consultation ou d'opération. Elle se charge de la facturation des actes médicaux et des relances éventuelles. Enfin, elle assure la gestion du cabinet médical : établissement des fiches de salaire, paiement des factures courantes (eau, électricité, fournitures), etc.
 
Plus rarement, cette professionnelle peut participer à l'organisation de congrès médicaux. Elle prend alors en charge le programme des journées, l'envoi des cartons d'invitation, la réservation des salles, la préparation des dossiers pour les participants et l'accueil de ces derniers.
 
Pour assurer toutes ses fonctions, la secrétaire médicale doit avoir une parfaite connaissance de la réglementation du système de soins (taux de prise en charge des organismes d'assurance-maladie, des mutuelles, etc.) et maîtriser le vocabulaire médical.  
   
       
Conditions de travail
 
Dans le médical et le social
 
Le premier employeur des secrétaires médicales reste le secteur médical, public ou privé, c'est-à-dire les hôpitaux, les cliniques, les cabinets de médecins et les laboratoires. Néanmoins, le domaine social apprécie de plus en plus les compétences de ces professionnelles qui, en s'acquittant des tâches administratives, déchargent considérablement l'emploi du temps des travailleurs sociaux. Les secrétaires médico-sociales exercent en majorité dans des structures publiques à caractère social (caisses d'assurance maladie, tribunaux pour enfants) ou médico-social (dispensaires, centres de protection maternelle et infantile, maisons de retraite).  
   
       
Qualités requises
 
Sens du relationnel et esprit d'initiative
 
Confrontée à des patients souvent inquiets, la secrétaire médicale doit les accueillir avec le sourire et les rassurer. Patiente et disponible, elle doit aussi se montrer attentive et clairvoyante, ce qui nécessite un goût prononcé pour les contacts humains et de bonnes qualités relationnelles. Par ailleurs, la secrétaire médicale doit prendre en compte la personnalité du praticien avec lequel elle travaille, ce qui nécessite de réelles capacités d'adaptation. Enfin, elle doit posséder le sens de l'organisation et ne pas hésiter à prendre des initiatives. Tenue au secret professionnel, elle doit faire preuve de beaucoup de discrétion.
   
       
Carrière-Promotion
 
Vers la fonction de technicienne d'information méd
 
Les possibilités d'évolution dépendent du secteur dans lequel la secrétaire médicale exerce. En cabinet médical , ses perspectives de carrière sont limitées. Néanmoins, l'ancienneté aidant, la secrétaire peut être amenée à assumer de plus larges responsabilités et à jouer un rôle plus actif dans le cabinet.  
 
En milieu hospitalier, elle pourra accéder à des fonctions de secrétaire médicale principale ou d'adjointe de cadres hospitaliers. Outre ces promotions internes au sein des services, elle peut choisir de s'orienter vers la fonction de technicienne d'information médicale (TIM) après avoir suivi une formation spécifique. Afin d'améliorer la gestion des hôpitaux, les TIM exploitent les données médicales, codifient les actes, procèdent à des traitements statistiques ou à la réalisation des rapports d'activité grâce au programme de médicalisation des systèmes d'information (PMSI), un outil de collecte de données permettant d'évaluer et d'analyser l'activité des établissements de santé.
 
Il est relativement facile pour une secrétaire médicale qualifiée de trouver un emploi, d'autant plus que de nouveaux débouchés s'ouvrent dans le secteur social. Cependant, ce sont toujours les cliniques et les hôpitaux qui offrent le plus grand nombre de postes. La moitié de ceux de la fonction publique hospitalière sont accessibles par concours externe. L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) et les centres hospitaliers régionaux organisent ainsi chaque année un concours de recrutement. Les secrétaires médicales du ministère de l'emploi et de la solidarité sont également recrutées par voie de concours pour travailler dans une DRASS ou une DDASS. La Ville de Paris, enfin, organise un concours de secrétaire médicale et sociale.
   
       
Débouchés-Salaires
 
Dans le secteur public, le salaire d'une secrétaire médicale ou médico-sociale est proche du Smic en début de carrière, et peut atteindre 1 900 euros en fin de carrière. Dans le secteur privé, les rémunérations sont généralement plus élevées.
 
Formations
 
 Il n'existe pas de diplôme unique pour exercer comme secrétaire médicale. Néanmoins, le bac SMS reste le minimum demandé par les recruteurs. De plus, une formation post-bac spécialisée est souvent exigée.
 
Certificat de secrétaire médico-sociale de la Croix-Rouge : il se prépare dans huit écoles de la Croix-Rouge française (Aix-en-Provence, Amiens, Avignon, Besançon, Bordeaux, Grabels, Nancy et Paris). Les candidats doivent être âgés de 17 ans au minimum et être titulaires du bac ou d'un titre équivalent. Dans tous les cas, il leur faut satisfaire aux épreuves de sélection. Cette formation dure deux ans.  
Certificats d'école : quelques établissements proposent des formations spécialisées en secrétariat médical ou médico-social, sanctionnées par un simple certificat d'école. C'est le cas de l'école Pigier (Bordeaux, Clermont-Ferrand, Lille, Nantes), de l'Association pour la formation de la biochimie et de la biologie (AFBB), à Paris, et de l'École supérieure d'assistantes spécialisées (ESAS), également à Paris.
Formations complémentaires d'initiative locale (FCIL) secrétariat médical : ces formations en alternance sont dispensées par des établissements travaillant en partenariat avec les entreprises. Elles durent un ou deux ans. On peut citer, par exemple, le lycée Albert-Camus à Rillieux-la-Pape, le lycée Beaumont à Redon, le lycée Les Catalins à Montélimar, le lycée Pierre-d'Aragon à Muret, le lycée Marie-Curie à Tarbes ou encore le lycée privé Saint-Jacques-de-Compos
telle à Poitiers.
Le Centre national d'enseignement à distance propose aussi un certificat de formation en secrétariat médical ou médico-social, homologué au niveau IV (CNED, BP 60200, 86980 Futuroscope Cedex. Tél. 05 49 49 94 94 . www.cned.fr ).

Pour réaliser votre projet dans les meilleures conditions, nous vous proposons plusieurs formules :

Formation complète

• Mise à niveau en français - biologie (250 h)
• Préparation examen (950 h)

Formation par domaines

Pour suivre la formation sans passer l'examen ou si vous avez obtenu une partie des épreuves lors de sessions antérieures ou par la voie de la VAE.

Domaines

• Général (250 h)
• Médico-social (250 h)
• Informatique (140 h)
• Pratiques professionnelles (270 h)
• Expérience professionnelle (40 h)

Pour plus de détails sur le contenu des cours : sommaire 2010 / 2011.

Information

Certains cours se réfèrent à des manuels ou à des logiciels non fournis par le Cned. Pour pouvoir suivre la formation, il est indispensable de se les procurer après inscription (coût environ 100 €).

Un métier passionnant et enrichissant sur le plan humain

La secrétaire médicale occupe une fonction essentielle, elle est la plaque tournante d'un service médical ou para-médical en interne et en externe. La secrétaire médicale est ainsi l'interlocutrice privilégiée des médecins, de l'équipe soignante, des patients, des directions fonctionnelles de l'hôpital. Elle occupe un poste à responsabilités administratives (prise de rendez-vous des consultations de médecin, accueil des patients, prise en charge des appels téléphoniques, du classement.) Elle a pour objectif d'organiser au mieux le planning du médecin.
En plus de leur fonction administrative, elle a pour mission d'accueillir les patients, de les rassurer et de les aider dans leurs démarches
Evoluant dans un milieu professionnel de qualité, elle exerce donc un réel rôle social.

LES FONCTIONS PRINCIPALES :

• Elle gère le planning du médecin et assure la gestion des rendez-vous.
  
• Elle s'occupe de la gestion du courrier des médecins.
  
• Elle peut-être amenée à dactylographier des publications médicales et à participer à l'organisation des réunions.
  
• Elle assume le travail dactylographique du service médical.
  
• Elle participe aux réunions de services et contribue à l'information de l'équipe médicale en lui transmettant des informations administratives relatives à la situation du malade.
  
• Elle est chargée de l'accueil téléphonique et physique des personnes.
  
• Elle renseigne le patient sur les différentes démarches administratives à accomplir.
  
• Elle constitue le dossier administratif et médical des patients.
  
• Elle diffuse à l'équipe médicale les informations émanant de l'administration.
  
• Elle fait le suivi, le classement et l'archivage des dossiers médicaux.

LIEUX D'ACTIVITES :

L'activité s'exerce dans des lieux et des structures très variés : hôpitaux, maisons de retraite, centres de cure, centres de rééducation, établissements médico-sociaux, cabinets médicaux,…

QUALITÉS ET COMPÉTENCES :

• Aimer le monde médical - Aimer rendre service aux patients et seconder les médecins.
  
• Aimer le contact avec le public.
  
• Connaître les termes médicaux
  
• Etre organisée
  
• Soumis au secret professionnel
  
• Connaissance du traitement de texte